de Daniela Cristea, freelancer SEO și content marketing
În perioada 22-25 Mai 2013 a avut loc cea de-a șasea ediție Event Academy, Școala Organizatorilor de Evenimente, la Casa RAF, unde 25 de studenți și absolvenți s-au adunat pentru a învăța din experiența unora dintre cei mai mari organizatori de evenimente din România.
Astfel, pentru al șaselea an consecutiv în care se organizează sub această formulă, evenimentul a reunit 8 titani care au împărtășit momente de aur ce le-au marcat activitatea în organizarea de evenimente din cele mai variate arii: cultură, artă, publicitate, entertainment și concerte, conferințe, advertising.
Prima zi a fost inițiată de Diana Dochia și Angelica Iacob, care au povestit cum fac posibilă desfășurarea bine-cunoscutului eveniment „Noaptea Muzeelor” de nouă ani de zile, trecând în revistă toate piedicile care survin în coordonarea activităților și găsirea sponsorilor ce se pot modela pe nevoia comunicării acestei inițiative culturale.
În continuare, fondatorul festivalului urban „Femei pe Matasari”, Iulian Văcărean, a subliniat cum încearcă an de an să schimbe comportamente de consum pe strada căreia festivalul îi poartă numele și cum adună sub aceeași umbrelă proiecte ale femeilor obișnuite care se fac remarcate prin activitatea și pasiune lor pentru artă.
Cea de-a doua zi a adus în vizită doi oameni de excepție: Ioana Hurdubelea, Sr. Account Manager Saatchi&Saatchi și Mircea Mureșan, organizator Comic Con Romania.
Ioana ne-a încântat cu devotamentul ei pentru meșteșugul de BTL pe care îl prelucrează zi de zi la birou sau pe teren și ne-a arătat o mostră din ce înseamnă să îți iubești colegii și clienții, pentru ca rezultatul să fie satisfăcător pentru fiecare parte. Ne-a învățat că scopul evenimentului este determinant pentru justificarea banilor clientului și că primul factor în luarea deciziei este costul prezentat. De asemenea, a configurat o scurtă caracterizare despre triunghiul celor trei concepte: agenția, clientul, agenția și clientul, care se împletesc astfel încât să rezulte un întreg, care trebuie să fie mânuit în detaliu.
Din postura unui organizator debutant, Mihai Mureșan a explicat, detaliat, pe etape, cum a gândit evenimentul astfel încât obiectivele setate să aibă succesul dorit. A discutat subiectul pe care majoritatea îl aștepta, și anume cum privește el o strategie de abordare a sponsorilor și cum îi poți atrage în avantajul tău. O lecție extraordinară despre ambiția unei echipe formată din studenți care au reușit, cu multe eforturi financiare, să organizeze un eveniment de gen în România.
În prima parte a celei de-a treia zi, Victor Georgescu, organizatorul TedX Bucharest înfățișează un design personalizat al gigantului Ted Ideas Worth Spreading. Consideră că un sponsor oferă finanțare dacă îi place evenimentul și ambasadorul acestuia, iar departamentele asupra cărora trebuie insistat sunt: HR, PR, Sustainability. A oferit un sfat pe care l-a câștigat în urma experienței pe care a avut-o: un om se plafonează dacă stă mai mult de doi ani pe poziția de content marketing într-un singur domeniu.
Mai departe, Event Academy ne-a făcut cunoștință cu unul din cei mai importanți organizatori de concerte de rock din Romania, Laurențiu Chiriac, de la D&D Entertainment. Organizatorul a reliefat o multitudine de criterii pe care se bazează când alege locația unui concert sau când aduce în țară trupe mari de artiști. A realizat un studiu de caz pe modul în care s-a desfășurat organizarea unui concert cu un artist internațional în Piața Constituției, o locație dificilă pentru un astfel de eveniment. A impresionat atât prin capacitatea sa de a pregăti concerte de colecție, cât și prin experiența frumoasă de 32 de ani privind organizarea de evenimente pe diferite arii.
Ultima zi marca Event Academy s-a adresat sectorului creativ al industriei publicitare. Marin Preda, Business Developer ADfel, IQads si Smark Community, a performat într-ale publicității în stilul propriu și a povestit despre ce înseamnă un eveniment ADfel, care este publicul lui țintă și care este impactul în rândul participanților. Ne-a mărturisit din rețetele sale de a atrage sponsorii, punând accent pe două criterii: vizibilitatea media și cantitatea evenimentului. Mai mult decât atât, ne-a sfătuit să batem fierul cât e cald și să atacăm companiile care știm că vor putea comunica nevoia evenimentul, dar și pentru a stabili mai usor interacțiunea cu acestea.
Puțin după prânz, Denisa Armașu, Digital Group Head Saatchi&Saatchi, a venit cu o prezentare neconvențională și ne-a expus 10 to-do-list care pot influența destinul evenimentului organizat de noi. Plină de optimism, ne-a inspirat în a genera evenimentului nostru earned media mai mult decât paid media, pentru că, astfel, vom ști sigur că l-am structurat pe placul celorlalți. Prietenoasă, ne-a încurajat în a realiza evenimente care să vorbească despre noi, într-un mod inedit, prin video sau imagini.
În urma experienței pe care am trăit-o în cele patru zile de Event Academy, cu toții am realizat cât de important este să planifici un eveniment, având la bază trei mari elemente de succes: execuție, responsabilitate și o gestionare corespunzătoare a bugetului.
Sursa foto: Facebook
