Săptămâna trecută, cu toate avertizările meteo multicolore, am ieșit din casă și ne-am dus să ne dezmorțim la un ceai cald în Question Mark, alături de PRIME România.
Ne-am ocupat locul în sală, iar Gabriela Bartic de la Think Digital ne-a împărtășit din experiența ei în calitate de organizator al ICEEfest, unde anul trecut a participat președintele României, Traian Băsescu. Evident că mulți dintre noi ar fi vrut să știe cum a făcut Gabriela să-l aducă la eveniment pe președinte, însă înainte de toate, ea ne-a explicat pas cu pas că event planning poate să facă toată lumea, DAR înainte să purceadă la drum există un checklist obligatoriu. Lista asta pe care o ai de bifat e destul de cuprinzătoare și trebuie să te asiguri că ai cunoștințele de project management la purtător, resurse umane, design, catering și multe alte treburi, după care primul pas e să cunoști extrem de bine audiența.
Atunci când îți delimitezi bine audiența și ajungi să-i cunoști obiceiurile, poți să începi să te gândești la invitați. Dacă te-ai gândit să îl inviți pe șeful statului la un eveniment public, trebuie să știi regulile de protocol și că atunci când acesta intră în sală pe fundal trebuie să cânte imnul țării. O altă chichiță pe care însă puțini o cunosc este faptul că în cazul unui eveniment mare, tu, în calitate de organizator, trebuie să te asiguri că fiecărei persoane prezente îi revine un minim de 1 metru cub de aer, iar acest lucru este impus prin legislația din România.
Despre cum trebuie să fie un event planner, Gabriela ne-a mărturisit că acesta e precum un roboțel care să se gândească la toate detaliile mici. Iar când a menționat detaliile mici s-a referit la contractele pe care la închei cu toți furnizorii tăi de servicii. În organizarea de evenimente, „să te acoperi de hârtii e cel mai bun lucru pe care îl poți face” astfel te asiguri că numărul de surprize neplăcute este minimizat, deoarece nerespectarea unui contract scris pe hârtie are multe consecințe.
Un sfat foarte util pe care ni l-a împărtășit Gabriela a fost acela că, dacă la un eveniment decizi să ai catering, să te ferească Dumnezeu să se termine mâncarea. Pentru că dacă mâncare nu mai e, nimic nu e; nici invitați, nici conferința, nici workshop și atunci o să stârnești reacții nedorite. Ceea ce poți face însă pentru a evita acest lucru este să aloci un buget mai mult decât suficient pentru catering.
Când ești organizator de evenimente, o să fii primul care ajunge la locul desfășurării evenimentului și ultimul care pleacă, însă nici atunci când ai ajuns acasă treaba ta nu s-a terminat. Trebuie să ai mereu în minte și o strategie de comunicare post event pentru a-i face pe oameni „să înțeleagă că fiecare leu plătit pe biletul de intrare a fost investit spectaculos”, a mai adăugat Gabriela.
Imediat după o pauză scurtă au venit la microfon Marin Preda și Monica Dudău de la Blue Idea, compania responsabilă de IQads, ADfel, SMARK ș.a. Marin și Monica au fost foarte deschiși și ne-au spus că ei au ajuns la PR Tea & AD Cookies să ne vorbească despre evenimente ca să ne facă să râdem și să îi invidiem puțin, să le punem întrebări și să ne răspundă. Așa că s-au apucat de treabă și ne-au întrebat de ce ne aflăm acolo în sală. Atunci și acolo printre chicoteli, două fete au răspuns foarte sincer că se află acolo pentru a afla cum să organizeze un eveniment care să îl impresioneze pe șeful de birou.
Ca să fim și noi impresionați la rândul nostru, Marin ne-a povestit despre ADfel, un eveniment drag lui și cum au pornit la drum încercând să explice oamenilor conceptul de branded entertainment. Încet, încet cu fiecare ediție ADfel au început să câștige încrederea brandurilor care doreau să se manifeste neconvențional și ne-au dezvăluit cum aduc ei brandurile la un loc sub forma activărilor creative. Toate activările, pe cât sunt de creative, pe atât sunt de imprevizibile și cer resurse materiale inedite pe care trebuie să le pui la dispoziție în cel mai scurt timp. Mai mult decât atât, oamenii reacționează în moduri diferite, iar tu trebuie să te pregătești să faci ajustări. Cum spunea Monica, „tu centrezi și tot tu dai cu capul”.
Marin a recunoscut că e greu să fii creativ în toate acțiunile pe care le desfășori, așa că multe branduri aleg calea clasică, însă la ADfel ești oarecum presat să fii creativ pentru că trebuie să fii neconvențional. Aici se regăsește ideea de bază a evenimentului: o dată pe an brandurile se dau în spectacol unde sunt ajutate și de agențiile care propun activări pentru clienții lor.
Așadar, ce trebui să știi când vrei să organizezi un eveniment? Noi ne-am notat deja ideea cu checklistul, contractele scrise pe hârtie și cu siguranță o să știm ce trebuie să facem dacă vrem să îl invităm la evenimentul nostru pe Traian Băsescu. În altă ordine de idei, ne considerăm pregătiți pentru situațiile în care noi vom centra și tot noi vom da cu capul.
Sursa foto: Facebook
